SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

 “ Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.”

Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastic, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Pada bab ini menjelaskan bagaimana CBIS dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif. Jika kita tidak menyertakan system informasi eksekutif dan hanya menyertakan system – system informasi fungsional , CBIS  akan menggambarkan modelnya seperti penjelasan berikut :

Manajer tingkat puncak akan menerima semua informasi mereka dari subsistem-subsistem fungsional, dan para eksekutif ini harus menyarikan dan mensintesis data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

1.         Apa yang Dilakukan Eksekutif

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John Kotter.

• Fungsi – fungsi Manajemen Fayol

Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf , mengarahkan dan mengendalikan.  Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi – fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.

• Peran – Peran Manajerial Mintzberg

Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.

• Agenda dan Jaringan Kantor

Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap. Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam lima atau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini.

Kedua, eksekutif membangunjaringan.Ini bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama diantara orang c- orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga , eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

2.         Bagaimana Eksekutif Berpikir ?

• Apa yang dipikirkan Eksekutif 
• Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.
• • Proses Berpikir saat memecahkan Masalah
  Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
  
  
  Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.
  3.         Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik
  
  
  Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.
  • Penelitian Mintzberg
  Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”
  • Penelitian Jones dan MCLeod
  Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.
  
  
  4.         Saran – Saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif
  
  
  Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini :
• Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.
• Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.
  • Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.
  Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.
  • Memanfaatkan Peluang.
  • Jika sepotong informasi yang baik dating , eksekutif harus meraihnya.
    • Menyesuaikan Sistem pada perorangan.
    Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.
    • Memanfaatkan Tekhnologi.
    Eksekutif umumnya berpikiran
    

    •  terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.
    
    
    5.         Sistem Informasi Eksekutif berbasis Komputer
    
    
    Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer.
    • Model EIS
    Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.
    
    
    Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu 
    

    •  untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
    
    
    6.         Keputusan penerapan EIS
    
    
    Saat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan menerapkan EIS berbasis computer, tiga keputusan kunci harus dibuat. Pertanyaan pertama adalah “Perlukah kita mengembangkan EIS?” Jika jawabannya tidak , eksekutif terus mengandalkan system yang ada sekarang.
    
    
    Jika jawabannya ya, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai yang memenuhi kebutuhan eksekutif?” Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
    
    
    Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah , “ Perlukkah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?” Jika ya, perangkat lunak itu dibeli. Jika tidak , staff jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (Custom EIS Software).
  • 
    
    
    
    7.         Faktor –Faktor Penentu Keberhasilan EIS
    
    
            John Rockart dan David DeLong mengidentifikasikan delapan factor penentu keberhasilan untuk mencapai EIS yang berhasil.
    • Sponsor Eksekutif mengerti dan berkomitmen
    • Sponsor Operasi
    • Staf Jasa Informasi yang Sesuai
    • Tekhnologi Informasi yang sesuai
    • Manajemen Data
    • Keterkaitan yang Jelas dengan tujuan Bisnis
    • Manajemen atas penolakan Organisasi
    • Manajemen atas penyebaran dan Evolusi Sistem
    8.         Trend EIS Masa Depan
    
    
    Penyatuan computer ke dalam system informasi eksekutif selama ini berjalan lambat, tetapi situasi ini berubah secara cepat. Sementara orang seperti Ben Heinemans di awal     1980 – an sangat langka, eksekutif sekarang sudah umum memakai computer. Dengan makin meningkatnya dukungan bagi EIS kita dapat berharap pengaruhnya dalam beberapa bentuk.
    • Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum
    Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian lagi akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.
    
    
    
    
    
    
    • Terdapat Kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah
    Tingakt penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternative yang cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasoki pasar.
    
    
    • SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini
    Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.
    • Eksekutif akan menjaga computer dalam Perspektif
    Kecenderungannya yang jelas mengarah pada peningkatan penggunaan computer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorangpun yang memperkirakan bahwa computer akan menjadi sumber daya informasi paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu berlanjut. Namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer ke dalam system informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.
  
  
• Oleh:
• ANITA NURJAYANTI  (1410108893)
• NINDYA DAKKA ARYSTA (1410108944)
• DESY  ULFINDAH SARI (1410108946)
• ELVIN ARIFIANA PUTRI (1410109153)
• GANDIS TARASETIYA DITA (1410109805)

•