SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Anita Nurjayanti                                                          (1410108893)

Nindya Daka Arysta                                                    (1410108944)

Dessi Ulfindah                                                              (1410108946)

Elvin Ariviana Putrui                                                  (1410109153)

Gandis Tarasetiya                                                         (1410109805

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

A. Timely (tepat waktu)

Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.

B. Accurate (akurat) 

Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

C. Concise (ringkas)

Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

D.  Relevant (relevan)

Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.

E. Complete (lengkap)

Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya. 

Menurut Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari: 

1.  Staffing/Employment 

Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat ini. Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan. Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan. 

2.   Performance Evaluation 

Sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan. Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.

3. Compensation (kompensasi) 

Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi. 

4. Training and Development Departemen 

Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan. 

5.Employee Relations 

Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja. 

6. Safety and Health 

Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja. 

7. Personnel Research 

Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja.

Model System informasi sumber daya manusia

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.

Ø  INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2.Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3.Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi: 

· Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

· Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

·    Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

·   Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

·    Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

·     Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut. 

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Ø  OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1.      Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2.      Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3.      Subsistem Manajemen Angkatan Kerja 

Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4.      Subsistem Tunjangan

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5.      Subsistem Benefit 

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6.     Subsistem Pelapor Lingkungan 

Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.  

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Anita Nurjayanti                                                          (1410108893)

Nindya Daka Arysta                                                    (1410108944)

Dessi Ulfindah                                                              (1410108946)

Elvin Ariviana Putrui                                                   (1410109153)

Gandis Tarasetiya                                                        (1410109805)

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

PENDAHULUAN

Seiring dengan berkembangnya teknologi di era modern ini, mengakibatkan segala sesuatu yang memungkinkan diatur secara teknologi diusahakan secara maksimal atau secara besar-besaran, dimana sistem kerja secara manual perlahan-lahan mulai tergeser dengan adanya teknologi yang semakin canggih. Usaha manusia untuk memunculkan terobosan baru di bidang teknologi tentunya sangat mendukung proses kerja yang pada awalnya memerlukan waktu yang relatif lama menjadi dapat terselesaikan dengan waktu yang relatif singkat dengan hasil yang memuaskan, walaupun dengan teknologi yang modern pengeluaran atau biaya operasional yang diperlukan akan semakin banyak.

Pemanfaatan Teknologi Informasi merupakan salah satu cara dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaporan keuangan. Maka dikembangkanlah Aplikasi Sistem Informasi Keuangan yang telah mengalami proses pengembangan dengan kendala yang harus diselesaikan dengan baik.

Pengertian Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan.

Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan.

Sistem Informasi Manajemen Keuangan yang selanjutnya disebut SIMKeu adalah serangkaian manual maupun aplikasinya yang mengintegrasikan semua proses pengelolaan keuangan satker mulai dari perencanaan anggaran (RKA-KL), Penyusunan Anggaran (DIPA), Penerbitan SPM, dan Penyusunan Laporan Keuangan (SAI)

Sistem informasi keuangan mempunyai 3 tugas pokok : (1) mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang, (2) membantu perolehan dana tersebut, dan (3) mengontrol penggunaannya.

Tujuan Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan dikembangkan dengan tujuan:

1.      Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan agar akurat, tepat waktu dan dapat

dipertanggung jawabkan yang mampu menghubungkan kantor satker ke jenjang di atasnya.

2.      Mendukung efisiensi, efektifitas dan kelancaran penyusunan laporan keuangan

3.      Sebagai upaya mencapai peningkatan opini laporan keuangan.

Model Sistem Informasi Keuangan

Ketiga tugas pokok tersebut ditampilkan sebagai subsistem output dalam sistem informasi keuangan, seperti terlihat pada gambar 2.1. Sistem ini mempunyai pengaturan spektural yang sama dengan yang kita gunakan untuk sistem informasi pemasaran dan manufaktur.

a) Komponen Input Sistem Informasi terdiri dari subsistem audit internal, sistem informasi akuntansi, subsistem intelejen keuangan.

b) Komponen output dari Sistem Informasi Keuangan terdiri dari subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, Subsistem Pengendalian.

I. Subsistem Model Sistem Informasi Keuangan

-          Subsistem input

Ada tiga subsistem input yaitu : subsistem pemrosesan data, subsistem audit internal dan subsistem intelegeni keuangan.

1. Subsistem pemrosesan data

Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan. Kita mengetahui bagaimana terminal pengumpulan data dibidang manufaktur mengumpulkan data internal. Data lain diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan kedalam database dengan menggunakan terminal dalam jaringan yang ditempatkan diseluruh perusahaan. Subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain. Kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan dan account payable mengumpulkan data pemasok.

Data internal berfungsi sebagaidasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan, sebagai contoh II menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun atau merevisi standar penampilan. Data lengkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh, dalam menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time pemasok.

Sistem Informasi Akuntasi merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntasi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam Sistem Informasi Manajemen.

Data akuntasi berperan penting salam Sistem Informasi Keuangan, hal ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu:

i.      Catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

ii.    catatan dibuat untuk setiap transaksi (menjelaskan apa, kapan, siapa, berapa).

iii. SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh sistem informasi fungsional.

 

DASAR PEMROSESAN DATA

Kita telah mengetahui sejumlah dasar pemrosesan data, disini kita akan melanjutkan pembahasan dan meninjau lebih singkat lagi.

Sinonim dengan Accounting.Dalam pandangan kita sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.

Tujuan Pemrosesan Data. Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-ti-date.

Aplikasi yang Dibutuhkan. Perusahaan tidak memutuskan apakah mengimplementasikan sistem pemrosesan data atau tidak, sistem tersebut dikehendaki oleh elemen dalam lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat kuangan dan pemerintah.

Tugas Pokok. Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok yaitu pemgumpulan data, pengubahan data penyimpanan data dan pembuatan dokumen.

Sifat Pemrosesan Data. Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yang lengkap, utamanya mempunyai fokus histori dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Subsistem Pemrosesan Data. Subsistem dari sistem distribusi, menampilkan contoh yang tepat mengenai bagaimana subitem utama dipadukan melalui arus data. Subsistem penggajian melengkapi delapan subsistem dari sistem distribusi untuk membentuk inti pemrosesan data bagi berbagai jenis organisasi.

DATA ACCOUNTING

Data acounting memberikan record mengenai segala kepentingan meneter yang terjadi dipersahaan. Sebuah record dibuat dari sebuah transaksi, yang menjelaskan fakta yang penting yaitu apa yang telah terjadi, kapan kejadiannya, siapa yang terlibat dan (dalam berbagai kasus) berapa jumlah uang yang terlibat. Data ini dianalisis dengan berbagai cara, yang nantinya digunakan untuk memenuhi kebutuhan informsi manajemen.

SISTEM BIAYA

Sebagian besar data accounting digunakan secara internal didalam departemen accounting oleh sistem biaya. Sistem biaya, sepertia arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan. Ketika kita mempelajari subsistem harga dari sistem informasi pemasaran, kita mengetahui bahwa ada banyak perusahaan yang mengikuti atau menganut strategi harga berdasarkan biaya. Perusahan tersebut mengidentifikasi biaya yang diperlukan untuk produk dan kemudian menambahkan harga tertntu. Maka biaya aka akurat bila strategi tersebut dapa efektif.

Sistem biaya bertanggung jawab atas fungsi keuangan namun ia juga mempengaruhi bidang fungsional yang lain. Penmpilan fungsi manufaktur biasanya didasarkan pada pembiayaan produksi, inilah kenapa kita menyertakan subsistem biaya dala sistem informasi manufakut. Penampilan fungsi pemasaran juga tergantung pada suistem biaya, jika produk terlalu tinggi harganya maka ia tidak akan terjual. Yang paling penting penampilan perusahaan sangat tergantung pada sistem biaya .

 

2. Subsistem audit internal

Audit Internal merupakan badan yang melaksanakan aktivitas internal auditing, berusaha untuk menyempurnakan dan melengkapi setiap kegiatan dengan penilaian langsung atas setiap bentuk pengawasan untuk dapat mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin kompleks. Subsistem Audit Internal dirancang secara khusus untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.

Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan. Auditor internal adalah pekerja dalam perusahaan yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan. Dan ia biasanya memberikan laporan kepada CEO atau eksekutif puncak lain.

Jenis – Jenis Aktivitas Auditing

Ada empat jenis pokok dari aktivitas auditing internal yaitu keuangan, operasional, persetujuan desain sistem pengontrolan. Seorang auditor internal dapat melakukan semua aktivitas tersebut.

Auditing Keuangan .Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakuratan record perusahaan dan melakukan jenis aktifitas dan dilakukan oleh auditor eksternal. Auditor eksternal juga melakukan audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan auditor eksternal, atau dapat bekerjasama dengan auditor eksternal.

Auditing Operasional. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (memsyahkan) evektifitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifat konseptual, bukannya fisik dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer.

Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar. Sebagai contoh, auditor internal bisa secara random menentukan pekerja dan secara perorangan para pekerja ini diberi cek pembayaran, dan bukannya menggunakan pengiriman.

Disain Sistem Pengontrolan Internal. Dalam auditing operasional dan persetujuan, audotor internal mempelajari sistem yang telah ada.

3. Subsistem intelegensi keuangan

Subsistem Intelijen Keuangan ini mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Subsistem ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan. Berperan untuk digunakan mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik

Karena fungsi keuangan mengontrol arus uang di seluruh perusahaan, maka dibutuhkan informasi untuk memperlancar arus ini. Subsistem intelegensi keuangan berusaha untuk mengidentifikasi sumber modal tambahan dan mencari investasi dana surplus yang terbaik. Agar dapat melakukan tugas ini, subsistem intelegensi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan. Seperti halnya fungsi yang lain, subsistenm ini juga mengumpulkan data dan informasi pemerintah. Sebagian besar informasi yang mempengaruhi arus uang berasal dari pemerintah federal dan, beberapa diantaranya, diperoleh dari pemerintah negara bagian dan pemerintah daerah.

Gambar Sistem Informasi Akuntansi

INFORMASI PEMEGANG SAHAM

Semua korporasi,kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya. Kebanyakan arus informasi dari perusahaan k epemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau memertimbangkan peluang investasi yang ditwarjkan oleh perusahan tersebut.

Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham,yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi yang bentuknya sangat ringkas. Pemegang saham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai saluran untuk menyampaikan keluhan, saran, dan informasi lain kepada perusahaan. Juga,sekali dalam setahun, pemegang saham mempunyai kesempatan untuk mengikuti meeting pemegang saham. Walaupun sebagaian besar komunikasi dilakukan oleh perusahaan pada meeting ini, namun pemegang saham diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangannya secara terbuka yang ditujukan kepada eksekutif korporasi.

 INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN

Aktivitas intelegensi keuangan perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini. Pertama, sebagian informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan. Kedua, manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.

PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG

Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan. Cara masyarakat keuangan bank, asosiasi tabungan dan pinjaman, perusahaan pinjaman hipotek, dan perusahaan asuransi merespon pemberlakuan undang-undang pemerintah fderal ini merupakan pengaruh langsung. Masyarakat keuangan meresponnya dengan cara menaikkan atau menurunkan suku bunga. Perusahaan akan merasakan pengaruh langsung ini ketika ia meminjam uang atau menginvestasikan dana surplusnya.

PROSES PENGANGGARAN

Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semi terstruktur. Selain sangat dibutuhkan ukungan data dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagi pertimbangan.

Ada tiga pendekatn atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.

a) Pendekatan top-down.

Bila dilakukan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengnai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.

b) Pendekatan bottom-up.

Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.

c) Pendekatan partisipatif.

Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum yang dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan. Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kebutuhan jangka pendek bagi manajer tingkat bawah. Gambar 2.4 menunjukkan proses penyusunan anggaran partisipatif. Nomor dalam paragraf di bawah ini sesuai dengan nomor yang ada dalam gambar. Contoh ini berasumsi bahwa perusahaan menggunakan pemodelan matematis maksimal.

1.      Point awalnya adalah ramalan penjualan yang dibuat oleh bagian pemasaran. Model peramalan berdasarkan pada proyeksinya mengenai input yang berasal dari manajer pemasaran tingkat bawah, yang dikombinasikan dengan pertimbangan yang berasal dari eksekutif pemasaran.

2.      Manajemen puncak memeriksa ramalan dan membuat keputusan yang didasarkan pada evaluasi subyektif dan input yang lain.

3.      Data ramalan yang disetujui kemudian dimasukkan ke dalam model perencanaan sumber, yang mengubah tujuan penjualan menjadi keperluan sumber untuk tiap bidang fungsional. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin menjual 230.000 unit pada tahun depan, maka harus dipekerjakan delapan tenaga penjual baru, harus dibeli sebuah drill press baru, harus ditambahkan lagi dua tenaga accounting baru, dan harus diinstal sebuah disk drive tambahan. Modem MRP yang kita bahas pada Bab 2 dapat menjadi bagian dari model perencanaan sumber ini yaitu untuk memproyeksikan keperluan bahan.

4.      Proyeksi dari model perencanaan sumber tersebut kemudian dievaluasi oleh manaher dari setiap bidang fungsional. Manajer ini menggunakan pengetahuan bisnis mereka untuk mengatur atau menyusun jumlah yang menurut mereka cocok. Setiap manajer bekerja sama dengan atasannya untuk menetapkan anggaran yang dapat diterima. Tanda panah dua arah yang menghubungkan langkah ini dan langkah berikutnya menggambarkan give and take antara manaemen puncak dan manajemen fungsional pada waktu penyusunan anggaran telah selesai.

5.      Kombinasi anggaran fungsional yang telah disetujui mewakili anggaran organisasional. Bila anggaran telah ditetapkan, ia jarang sekali berubah selama tahun fiskal.

II. Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Keuangan

   Arus uang keluar perusahaan dipengaruhi oleh anggaran operasi Manajer di seluruh perusahaan menggunankan anggaran sebagai mekanisme pengendalian. Laporan anggarn bulanan selama tahun fiskal memberitahukan manajer seberapa baik kinerja mereka dibandingkan dengan anggarannya. Manajer juga menggunakan rasio – rasio untuk membandingkan kinerja unitnya dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan, industri dan bisnis secara keseluruhan.

Kesimpulan

Dari pembahasan-pembahasan yang telah diuraikan tentang sistem informasi manajemen keuangan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1.      Sistem informasi manajemen keuangan (SIM keuangan) adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi (keuangan) menjadi informasi, dalam rangka mempermudah proses transaksi-transaksi yang terkait dengan akuntansi itu sendiri.

2.      Teknologi informasi berperan besar terhadap sistem informasi manajemen keuangan yang mana teknologi informasi tersebut mencakup teknologi komputer (baik hardwaremaupun soft ware) dan juga teknologi lain yang mencakup aplikasi-aplikasi pembantu yang digunakan untuk memproses informasi.

3.       Penggunaan sistem teknologi informasi dalam sistem informasi manajemen keuangan meliputi fungsi sistem informasi, pemakai akhir komputasi (end user computing), dan teknologi tanggap cepat.

4.      Pengembangan sistem informasi manajemen keuangan dilakukan secara profesional baik secara intern untuk suatu perusahaan maupun secara ekstern sebagai konsultan.